Sie wollen sich für einen Kongress bewerben oder wurden von Ihrer Organisation mit dieser Aufgabe betraut? Wissen aber nicht genau wo beginnen und was alles zu beachten ist?
Folgende Punkte sind dabei von Anfang an zu berücksichtigen.
Das Convention Bureau Tirol hat für Organisator:innen eine Checkliste und ein Kongress Kit zur Unterstützung und Orientierung erstellt:
First Aid Kit für Kongressplaner:innen
Schritt für Schritt zum perfekten Kongress
DIE BEWERBUNGSPHASE
TIPP#1: Tirol ist bekannt als großartige Destination für eine Vielzahl von Urlaubs- und Freizeitaktivitäten. Bei der Bewerbung sollten jedoch die inhaltlichen Stärken und die des Wirtschafts- und Wissenschafts Standortes hervorgehoben werden. Schon allein aus Compliance-Gründen wollen Sie nicht den Eindruck erwecken, dass es sich um die Bewerbung zur Teilnahme an einer „Urlaubs-Konferenz“ handelt.
Das Convention Bureau Tirol unterstützt Sie ganz individuell bei der Erstellung Ihres Bids! Bilder für Präsentationen finden Sie HIER und Detailinformationen zum Conventionland Tirol unter Kongressstandort Tirol.
TEILNAHMEGEBÜHREN
Eine zentrale Frage ist die Festlegung der Höhe der Teilnahmegebühr. Um Kostendeckung zu erzielen, muss die Teilnahmegebühr so hoch angesetzt werden, dass die Summe aus den Kongressbeiträgen die Differenz der erwarteten Ausgaben minus der Einnahmen aus Drittmitteln nicht unterschreitet. Die Teilnahmegebühr kann mit Hilfe einer „Break-Even-Point“-Rechnung kalkuliert werden.
TIPP #2: Berechnung
Anzahl der Teilnehmer:innen (TN) damit die Tagung kostendeckend ist = Fixkosten / (Teilnahmegebühr – Variable Kosten pro TN)
Ist die Anzahl der Teilnehmer:innen bekannt, so ermöglicht die Formel auch die Errechnung der erforderlichen Höhe der Teilnahmegebühr:
Teilnahmegebühr = Fixkosten Anzahl TN + variable Kosten pro TN
INFORMATIONEN
Lassen Sie den Teilnehmer:innen bei einem Green Meeting eine digitale Informationsmappe zukommen, um möglichst wenig gedrucktes Material zu haben.
Folgende Details sollten an die Teilnehmenden weitergeleitet werden:
- Landing Page für die Teilnehmer:innen
- Fact Sheet mit Anmeldung/Einladung (mit Website-Adresse, Early Bird Infos, Kosten)
- Programmpunkte des Kongresses (Timetabel, Speaker, Themen, …)
- Unterbringungsmöglichkeiten mit Preiskategorien und Buchungsinformation (Online-Buchungstool)
- Registrierungsbereich (inkl. Deadlines)
- Reisemöglichkeiten (Bahn, Flug, Auto, Bus – mit Karte) inkl. möglicher Sonderkonditionen, Mobilität vor Ort, Nennung der örtlichen öffentlichen Verkehrsmitteln, Hinweise auf locale Verkehrs-App (IVB Scout, VVT App)
- Stadtplan mit eingezeichneten Wegen
- Eventuelle Vergünstigungen vor Ort (Öffis, Restaurants etc.)
- Zugangscodes für lokales WLAN
- Klima und Wetter mit den passenden Bekleidungstipps
- Information zum Standort – was bietet der Ort/das Land – Sehenswürdigkeiten, bestehende Veranstaltungen, Sport und Kultur, Ausflugsziele
TIPP #3: Wichtige Kontaktstellen
- Verband der Österreichischen Dolmetscher:innen
- Rahmenprogramme und Eventagenturen
- Aktuelle COVID-19 Informationen
- Veranstaltungsmeldung: Veranstaltungen sind unter bestimmten Voraussetzungen bei diversen Stellen zu melden. Hier gilt das Tiroler Veranstaltungsgesetz.
