Hybride Konferenzen

Die momentane Situation bildet einen starken Einflussfaktor auf die Veranstaltungsbranche und digitale Meetings und Veranstaltungen wurden bereits zum neuen Alltag. Digital-Live-Events oder hybride Veranstaltungen werden als neue Chance der Live-Kommunikation gesehen.
Um die virtuelle Teilnahme spannend und interessant zu gestalten, kann durch digitale Interaktionen ein Raum für den direkten Austausch geschaffen werden. Live-Kommunikation, Q&A´s, Abstimmungen oder Brainstorming werden über verschiedene Plattformen möglich.

Ein hybrides Event verbindet herkömmliche Wege der Eventplanung- und durchführung mit dem Einsatz von digitalen Kommunikationsinstrumenten bzw. Social Media. Diese lassen sich in alle Phasen des Events integrieren. So können Teilnehmer schon im Vorfeld beispielsweise durch Apps, Mitgestaltung der Inhalte oder das Abfragen von Wünschen eingebunden werden. Während des Events lassen sie sich dazu nutzen, TeilnehmerInnen zusätzliche Informationen zu vermitteln, sich untereinander auszutauschen oder das Geschehen zu kommentieren, etwa durch Abstimmungen oder Mikroblogging. Und auch im Nachhinein bieten sich zahlreiche Möglichkeiten, soziale Medienkanäle einzubeziehen, von denen das Uploaden von Videos und Fotos nur eine ist.

Durch ein hybrides Event lässt sich die Reichweite, Interaktivität und Kommunikation im Rahmen der Veranstaltung multimedial vergrößern. Die Live-Übertragung ermöglicht es Menschen weltweit, virtuell am Event teilzunehmen. Durch Event-Apps können die virtuellen und physisch anwesenden Teilnehmenden sich vernetzen, abstimmen, kommunizieren und sich informieren.

Veranstalter profitieren ebenfalls: Sie erreichen ein größeres Publikum, sind in der Programmgestaltung flexibler und können schon während des Events Daten erheben und auswerten. Außerdem können sie jederzeit direkt mit ihren Teilnehmern kommunizieren. Hybride Kongresse ermöglichen Teilnahmen ohne lange Anreisen, was auch gut ist für die CO2-Bilanz des Events und Kosten spart.

10 Tipps für ein erfolgreiches Hybrid Event

Alejandro Contreras hat für die Plattform Successful Meetings 10 Tipps für Hybride Meetings zusammengefasst, welche Sie hier auf Deutsch finden:

1. Führen Sie nach Möglichkeit eine Vorort-Veranstaltung mit einem Live-Publikum durch.

2. Nehmen Sie in das ausgestrahlte Video Nahaufnahmen von Moderatoren auf und mischen Sie die Aufnahmen mit Ansichten in das anwesende Publikum und der Location.

3. Befragen Sie das Webcast-Publikum. Geben Sie die Umfrageergebnisse an das Publikum weiter und diskutieren Sie das Feedback live. Verwenden Sie Abfragefunktionen, die sowohl prozentuale als auch leicht lesbare Kreisdiagramme anzeigen, um dem Publikum einen Einblick in die Reaktion zu geben.

4. Zusätzlich zum Live-Stream können aufgezeichnete Videos, Downloads und Webcasts hinzugefügt werden, um Hintergrundinformationen zu geben, die die Bedeutung des Ereignisses hervorheben und zur Diskussion anregen.

5. Analysieren Sie im Nachhinein, welche Teilnehmer auf welche Unterlagen zugegriffen haben.

6. Kleine Details wie der Name des aktuellen oder kommenden Moderators und die Biografien der Präsentatoren einblenden.

7. Durch das Teilen über soziale Medien wird die Wirkung langfristig verstärkt.

8. Stellen Sie Fragen, die sowohl das Live- als auch das Remote-Publikum einbeziehen.

9. Verwenden Sie Animationen in Ihrer PowerPoint-Präsentation.

10. Erstellen Sie nach dem Event eine Aussendung z.B. via E-Mail, um alle Personen zu erreichen, die nicht persönlich teilnehmen oder live zuschauen konnten, und animieren Sie dadurch zu weiteren Zugriffen auf den archivierten Webcast. Die Aussendung kann dazu beitragen, die Reichweite des Ereignisses nicht nur auf das primäre Zielpublikum, sondern auch auf weitere Personen auszudehnen.