Hybride Events © Moritz Klee, fancy tree films

Best Meeting Thesis Austria Award 2020

Hybrid ist der Schlüssel zum Erfolg und ermöglicht längerfristige Planungen!

Bereits zum 8. Mal wurde heuer der Best Meeting Thesis Austria Award an Verfasser*innen von Bachelor- und Masterarbeiten mit maßgeblicher Relevanz für die MICE-Branche vergeben.
Unter ihnen ist auch Peter Hosp, ein Absolvent des Management Center Innsbruck, welchen das Convention Bureau Tirol während der Forschung zu „Digitale Kommunikation im Kongresswesen – Eine Analyse aus Sicht der Teilnehmer*innen“ unterstützte. Das Thema könnte zeitgemäßer nicht sein und die daraus gewonnenen Handlungsempfehlungen sind für Kongressveranstalter*innen von höchster Relevanz.

Wir dürfen auf diesem Weg noch mal herzlichst zum Gewinn des Awards gratulieren!

Digitale Kommunikation im Kongresswesen
Eine Analyse aus Sicht der Teilnehmer*innen

Der zunehmende Einsatz digitaler Kommunikationstechnologien und die Entwicklung hybrider Veranstaltungsformate ist im Kongresswesen als Folge der Digitalisierung allgegenwärtig. Die Masterarbeit von Peter Hosp widmet sich dem Thema der digitalen Veranstaltungskommunikation und fokussiert sich dabei auf digitale Technologien und Konzepte, die zur Kommunikation im Rahmen von Hybrid-Veranstaltungen zum Einsatz kommen.

Ergebnisse & Handlungsempfehlungen

Hybridkongresse sind die Zukunft
Der Autor empfiehlt, Verbandskongresse in Zukunft im hybriden Format auszurichten und dabei, neben der physischen Veranstaltung vor Ort, auch virtuelle Teilnahmeoptionen mit Livestreams und On-Demand-Videos anzubieten. Vor allem On-Demand-Videos, die ein zeit- und ortsunabhängiges Konsumieren von Veranstaltungsinhalten ermöglichen, werden von den Teilnehmer*innen als noch wichtiger empfunden als Livestreams und sollten daher auf keinen Fall fehlen.

Die Veranstaltungs-App als Kommunikationstool vor Ort
Von Seiten der Teilnehmer*innen ist eine klare Befürwortung des Einsatzes von Veranstaltungs-Apps bei Verbandskongressen gegeben. Bereits rund die Hälfte (46%) nutzt die Veranstaltungs-App immer oder oft bei Kongressveranstaltungen und dies geschieht außerdem altersunabhängig. Der Autor empfiehlt daher, für die mobile Kommunikation und für die Interaktion vor Ort, den Hauptfokus auf die Veranstaltungs-App zu legen.

Social Media nur am Rande
Abgesehen von den Videostreams (live und on-demand), die im weiteren Sinne auch den sozialen Medien zuzuordnen sind, spielte klassische Social-Media-Kanäle bei den Teilnehmer*innen nur eine untergeordnete Rolle. Daher empfiehlt der Autor, bei zukünftigen Verbandskongressen Social Media nur begleitend einzusetzen und dabei vor allem aktuelle Informationen zur Veranstaltung, wie News, Bilder oder Statements, zu verbreiten.

Veranstaltungswebsite als zentrale Plattform
Die Veranstaltungswebsite als zentrale Kommunikationsplattform ist besonders zu berücksichtigen. Die individuelle Kommunikation ist weiterhin über E-Mail abzuwickeln, zumal diese klassischen Kanäle nach wie vor am wichtigsten sind und von allen genutzt werden. Auf Webseiten gilt es, alle Veranstaltungsinformationen zu bündeln, im Idealfall die Verknüpfung zur Veranstaltungs-App herzustellen. Auch die Livestream-Angebote und On-Demand-Videos sollten auf der Veranstaltungswebsite angeboten werden.

Standortbezogene Technologie für den Zukunftseinsatz
Die Anwendungsfelder im Bereich Virtual und Augmented Reality bzw. der Beacon-Technologie stellen aus Perspektive der Teilnehmer*innen noch keine „Must-Haves“ dar und sind eher für den Zukunftseinsatz zu erwägen.

 

Zentrale Erfolgsfaktoren

bei der Planung von Umsetzung von hybriden Verbandskongressen empfiehlt Autor Peter Hosp, folgende Dinge zu beachten:

1. Keine zusätzlichen Kosten. Die Teilnehmer*innen sind nicht bereit, für die Nutzung digitaler Veranstaltungstools mehr zu bezahlen. Daher sollten die Mehrkosten entweder über die Teilnahmegebühren oder durch Werbeeinahmen von Sponsoren und Ausstellern abgedeckt werden.
2. Das Zugehörigkeitsgefühl zählt. Bei virtueller Teilnahme über Livestreaming gilt es, die Personen mit denselben Interaktionsmöglichkeiten wie vor Ort in das Geschehen einbeziehen. Vor allem die vielfältigen Möglichkeiten einer Veranstaltungs-App, die ortsunabhängig eingesetzt werden kann, sind dafür bestens geeignet.
3. Einfache, intuitive Bedienbarkeit. Ein nicht vernachlässigbarer Anteil von 12% sieht sich mit technischen Hürden konfrontiert, was ein definitives Ausschlusskriterium darstellt. Neben einer entsprechenden Gestaltung der Anwendungen empfiehlt der Autor die Einrichtung eines technischen Supports, z.B. über eine Hotline oder direkt bei der Veranstaltung, um eine Nutzung ohne Frust für alle Teilnehmer*innen zu ermöglichen.
4. Mehrwert im Vorhinein kommunizieren. Damit hohe Nutzungsraten erzielt und die wahrgenommenen Anwendungsbarrieren abgebaut werden können, empfiehlt es sich, neben den allgemeinen Vorzügen der Tools auch Informationen zu Anwendbarkeit und Datenschutzaspekte intensiv zu kommunizieren. Schließlich nehmen manche Personen die Effektivität der Tools noch nicht wahr, andere sehen einen zu hohen Zeitaufwand oder sind bereits mit Alltagstechnologien überladen. Auch fehlender Spaß, technische Hürden und Datenschutzbedenken sind für manche ein Problem. Speziell bei der Veranstaltungs-App, als wichtigstes Tool während der Veranstaltung, empfiehlt der Autor eine intensive Promotion, sowohl über verschiedene Kanäle als auch vor Ort. Dies kann z.B. über Anleitungsvideos, Broschüren oder geschulte Mitarbeiter*innen geschehen.
5. Auf Printmedien nicht verzichten. Bei aller Relevanz der digitalen Kanäle sollte bei Verbandskongressen auch in Zukunft auf Printmedien keinesfalls verzichtet werden. Der Stellenwert der gedruckten Medien ist bei allen Altersgruppen nach wie vor hoch. Mit einer zunehmenden Verbreitung von „Paperless“-Lösungen kann allerdings davon ausgegangen werden, dass die Relevanz der Printmedien in Zukunft sinken wird.
(Anm.: Die Umfrage wurde im Juni 2019 durchgeführt)

Hallo

Peter Hosp hat im letzten Jahr sein Masterstudium im Studiengang „Entrepreneurship & Tourismus“ am MCI Innsbruck erfolgreich abgeschlossen. Seiner großen Leidenschaft für digitale Kommunikation und Online Marketing ist er treu geblieben und arbeitet seitdem als SEO-Manager bei Evergreen Media.
Kontakt für Detailfragen: peter.hosp@gmail.com