Bereits zum 8. Mal wurde heuer der Best Meeting Thesis Austria Award an Verfasser*innen von Bachelor- und Masterarbeiten mit maßgeblicher Relevanz für die MICE-Branche vergeben.
Unter ihnen ist auch Peter Hosp, ein Absolvent des Management Center Innsbruck, welchen das Convention Bureau Tirol während der Forschung zu „Digitale Kommunikation im Kongresswesen – Eine Analyse aus Sicht der Teilnehmer*innen“ unterstützte. Das Thema könnte zeitgemäßer nicht sein und die daraus gewonnenen Handlungsempfehlungen sind für Kongressveranstalter*innen von höchster Relevanz.
Wir dürfen auf diesem Weg noch mal herzlichst zum Gewinn des Awards gratulieren!
Digitale Kommunikation im Kongresswesen
Eine Analyse aus Sicht der Teilnehmer*innen
Der zunehmende Einsatz digitaler Kommunikationstechnologien und die Entwicklung hybrider Veranstaltungsformate ist im Kongresswesen als Folge der Digitalisierung allgegenwärtig. Die Masterarbeit von Peter Hosp widmet sich dem Thema der digitalen Veranstaltungskommunikation und fokussiert sich dabei auf digitale Technologien und Konzepte, die zur Kommunikation im Rahmen von Hybrid-Veranstaltungen zum Einsatz kommen.
Ergebnisse & Handlungsempfehlungen
Hybridkongresse sind die Zukunft
Der Autor empfiehlt, Verbandskongresse in Zukunft im hybriden Format auszurichten und dabei, neben der physischen Veranstaltung vor Ort, auch virtuelle Teilnahmeoptionen mit Livestreams und On-Demand-Videos anzubieten. Vor allem On-Demand-Videos, die ein zeit- und ortsunabhängiges Konsumieren von Veranstaltungsinhalten ermöglichen, werden von den Teilnehmer*innen als noch wichtiger empfunden als Livestreams und sollten daher auf keinen Fall fehlen.
Die Veranstaltungs-App als Kommunikationstool vor Ort
Von Seiten der Teilnehmer*innen ist eine klare Befürwortung des Einsatzes von Veranstaltungs-Apps bei Verbandskongressen gegeben. Bereits rund die Hälfte (46%) nutzt die Veranstaltungs-App immer oder oft bei Kongressveranstaltungen und dies geschieht außerdem altersunabhängig. Der Autor empfiehlt daher, für die mobile Kommunikation und für die Interaktion vor Ort, den Hauptfokus auf die Veranstaltungs-App zu legen.
Social Media nur am Rande
Abgesehen von den Videostreams (live und on-demand), die im weiteren Sinne auch den sozialen Medien zuzuordnen sind, spielte klassische Social-Media-Kanäle bei den Teilnehmer*innen nur eine untergeordnete Rolle. Daher empfiehlt der Autor, bei zukünftigen Verbandskongressen Social Media nur begleitend einzusetzen und dabei vor allem aktuelle Informationen zur Veranstaltung, wie News, Bilder oder Statements, zu verbreiten.
Veranstaltungswebsite als zentrale Plattform
Die Veranstaltungswebsite als zentrale Kommunikationsplattform ist besonders zu berücksichtigen. Die individuelle Kommunikation ist weiterhin über E-Mail abzuwickeln, zumal diese klassischen Kanäle nach wie vor am wichtigsten sind und von allen genutzt werden. Auf Webseiten gilt es, alle Veranstaltungsinformationen zu bündeln, im Idealfall die Verknüpfung zur Veranstaltungs-App herzustellen. Auch die Livestream-Angebote und On-Demand-Videos sollten auf der Veranstaltungswebsite angeboten werden.
Standortbezogene Technologie für den Zukunftseinsatz
Die Anwendungsfelder im Bereich Virtual und Augmented Reality bzw. der Beacon-Technologie stellen aus Perspektive der Teilnehmer*innen noch keine „Must-Haves“ dar und sind eher für den Zukunftseinsatz zu erwägen.
Zentrale Erfolgsfaktoren
bei der Planung von Umsetzung von hybriden Verbandskongressen empfiehlt Autor Peter Hosp, folgende Dinge zu beachten: